Hoe benut je als accountant het volledige potentieel van jouw kantoor? Hoe rendabel is elke klant waaraan jij en jouw medewerkers diensten verlenen? Rentabiliteitsrapportages zijn een belangrijke tool om deze vragen te beantwoorden.
Het belang van rentabiliteitsrapportages
Voor het opstellen van rentabiliteitsrapportages baseer je je op een gedetailleerde analyse van de inkomsten en kosten die gelinkt zijn aan het werk dat je voor verschillende klanten en projecten uitvoert. Door de gepresteerde uren, gehanteerde tarieven, directe en indirecte kosten en de gegenereerde opbrengsten nauwkeurig te registreren, bereken je wat de nettobijdrage van elke klant aan de totale winst van jouw kantoor is. Zo meet je niet alleen de winstgevendheid per klant, maar ontdek je ook kansen om doelgerichter aan de slag te gaan. Je wijst schaarse middelen efficiënter toe, bespaart tijd en kosten en krijgt waardevolle informatie aangereikt voor het voeren van onderhandelingen met klanten over tarieven en het bespreken van mogelijke prijsaanpassingen.
Ook belangrijk: rentabiliteitsrapportages kunnen je ook helpen bij het identificeren van knelpunten in jouw dienstverlening. Als een bepaald type dienst of forfait onvoldoende winst oplevert, kan dit een signaal zijn dat je iets moet veranderen. Denk bijvoorbeeld aan een aangepaste prijszetting van jouw diensten, de manier waarop je een dienst levert of de efficiëntie van jouw medewerkers die aan het project werken.
Belangrijke inzichten uit een rentabiliteitsanalyse
We zetten drie belangrijke inzichten in de kijker:
- Hoe is de rentabiliteit per klant opgebouwd?
- Hoeveel bedraagt de huidige winst per klant én wat is zijn maximale potentieel?
- Wat is het gemiddelde uurtarief voor een klant?
- Wat is de gemiddelde tijd die een taak kost, van btw-aangifte tot het neerleggen van de jaarrekening?
- Welke uitgevoerde taken vallen binnen en buiten de werkzaamheden van een forfait?
- Hoeveel interne kosten (reistijd, brandstofkosten,…) heb je voor een klant gemaakt?
Op basis van antwoorden op deze vragen kun je als kantoor meer tijd en middelen besteden aan de meest winstgevende klanten en/of de samenwerking met minder rendabele klanten heroverwegen.
- Wat zijn mogelijke oorzaken van een (te) lage rentabiliteit voor een klant?
- Waar verliezen jij en/of jouw medewerkers tijd bij de behandeling van een klantendossier?
- Welke taken nemen structureel meer tijd in beslag dan je vooraf had ingepland?
- Welke facturen zijn complexer geworden ten opzichte van vroeger?
- Welke klanten brengen hun facturen nog op papier binnen, met het nodige (tijdrovende) opvolgwerk tot gevolg?
- Vraagt een klant meer tijd omdat hij de voorbije jaren gegroeid is?
Door een grondige analyse van deze elementen kun je op een proactieve manier gerichte actiepunten te formuleren, zoals het herzien van tarieven, het optimaliseren van interne processen of het verbeteren van jouw dienstverlening om de winstgevendheid te verhogen.
- Hoe scoren aangeboden forfaits of abonnementsformules?
- Welke winst maak je per type abonnement of forfait dat je jouw klanten aanbiedt?
- Is deze marge voldoende hoog voor jou?
- Zie je opvallende verschillen per klantensector?
Het hanteren van forfaitaire tarieven voor bepaalde diensten – om op die manier jouw klanten vooraf duidelijkheid te bieden over de kosten – is een interessante commerciële piste, maar vergt het nodige opvolgwerk qua rentabiliteitsanalyse. Zo slaag je erin om jouw forfaitaire tarieven aan te passen op basis van werkelijke kosten en verwachte winst, met een betere prijsstrategie (en uiteindelijk een gezondere financiële basis voor jouw kantoor) als resultaat.
